整理了《中华人民共和国公证法》第二十七条的全文内容、主旨和释义,以加深对公证法第二十七条的理解。中华人民共和国公证法第二十七条内容如下:
申请办理公证的当事人应当向公证机构如实说明申请公证事项的有关情况。提供真实、合法、充分的证明材料;提的证明材料不充分的。公证机构可以要求补充。
公证机构受理公证申请后。应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果,并将告知内容记录存档。
主旨
本条是有关当事人提供证据和公证机构告知义务方面的规定。
释义和理解
本条第一款包括两方面的内容:一是当事人应当向公证机构如实说明申请公证事项的有关情况,提供申办公证所需的证据材料,二是公证机构也可以要求当事人补充办理公证所需的证据材料。
当事人是指与公证事项有法律上的利害关系并以自己的名义向公证处提出申请,在公证活动中享有权利和承担义务的自人、法人或者其他组织。当事人一般应符合三个条件:(一)以自己的重要的地位,名义向公证处提出公证申请;(二)与申请公的事项有法律上的利害关系;(三)在公证活动中以自己的名义独立享有权利并承担相应的义务。当事人是公证法律关系的重要主体之一,在公证活动中具有重要的法律地位。值得注意的是,当事人与公证申请人是有区别的。申请人是指向公证处提出具体的公证申请的自然人、法人或者其他组织。因此,申请人有时与当事人就是同一人,但下列情况下的申请人就不能成为当事人:如申请人申请的事项不属于公证业务范围或不属于收到申请的公证处管辖;申请人与申请公证的事项无法律上的利害关系等。
申请公证提供的证据,是公证机构判明公证对象的真实性、出具公证书的重要依据。公证机构只有掌握了充分确凿的证据,才能保证公证的真实性和合法性。收集证据在公证活动中占有十分重要的地位,具有非常重要的作用。因此,这就要求当事人在填写公证申请表或者与公证人员进行谈话时,必须如实地提供公证证明材料,不得隐瞒和欺骗。
根据规定,申请公证的证据材料分为:(一)证人证言。是指证人向公证人员提供的能够证明公证事项真实性的陈述。公证活动中的证人是指了解与公证证明事项有关的真实情况的,能够正确表达自己意志的自然人。证人具有相对固定的特点,不能随意选择或代替。不了解与公证证明事项有关的情况或不能正确表达自己意志的人,不能作为公证活动中的证人。(二)书证。是指用文字、符号、图形、图表等证明公证事项真实性的书面材料。书证是人们进行某种活动的客观记录,是公证活动中最常见的一种证据,凡是能证明与公证事项相关情况的书面材料,都可以作为公证活动中的证据。(三)物证。是指以物体的外形、质量、特征、痕迹及所在位置等证明公证事项真实性的物品。物证具有特定性,不能用其他物品代替。有些物证不便于保存,应当及时提取。(四)视听资料。是指以录音、录像磁带所反映的声音、图像,或电子计算机储存的信息资料证明公证事项真实性的物质材料。(五)鉴定结论。是指鉴定部门或人员运用专门知识对与公证事项有关的专门性问题进行分析、研究后所做出的科学的判断结论。鉴定结论仅限于针对特定的事项,由公证机构委托或认可的具有专业技能的部门或人员做出,并应采用书面形式。(六)当事人陈述。是指当事人向公证人员提供的、能够证明公证事项真实情况的陈述。(七)现场勘验笔录。是指公证人员对与公证事项有关的客观状况进行勘验后所制作的书面记录。
根据公证法的规定,公证机构在审核证据时必须符合三个条件:真实、合法、充分。证据的真实性指的是公证活动中的证据必须是客观存在的事实。也就是说,证据本身必须是真实的,客观存在的,而不是想像的、虚构的、捏造的。公证机构正是通过客观真实的证据,才能正确把握公证事项的真实情况。反之,如果作为认定事实依据的证据是伪造的、虚假的,就会导致错证和假证的出现。因此,每证明一项公证事项,都需对该事项的事实进行调查、核实,查明该事实是否存在,是如何发生的,各事项要素如何,等等。证据的合法性即证据必须符合法律和法规的要求和规定的条件,这包括三个方面的内容:(一)公证主体必须符合有关法律的规定,如《中华人民共和国民事诉讼法》第七十条第二款规定:“不能正确表达意思的证人,不能作证。”公证机构在办理证人证言公证以及在办理其他事项的公证需要证人提供证言时,就应根据这条法律规定办理。(二)证据的形式具有合法性。证据的形式应当符合法律的要求,必须以法律规定的形式表现出来。如《公证程序规则》第二十九条规定:“遇到专门性的问题,公证处可聘请或委托专业部门、有专业知识的人员进行鉴定、翻译。”因此,在鉴定结论或翻译材料上没有鉴定人、翻译人亲笔签名的材料,不符合形式合法的要求,公证机构不能采纳。同时,法律规定某些事实或者法律行为须用特定形式的证据来证明,就应当使用特定形式的证据。如在当事人申办学历公证时就应出具相关学校出具的毕业证书和学位证书,如果遗失的应该要求当事人申请补发,而不能单凭单位证明来办理。同样当事人申办婚姻状况时应提供结婚证、离婚证;申办房屋买卖合同公证时应提供房屋所有权证等。(三)证据收集的合法性。这主要是指当事人、当事人的委托代理人、公证机构收集当事人提供的证据时应当符合法律法规的要求。如《公证程序规则》第二十六条规定“公证人员外出调查,除调取书证外,应由两名公证人员共同进行。特殊情况只能由一名公证人员进行调查,应有一名见证人在场,见证人应在笔录上签名”。因此凡违反上述规定而调取的证据就不具有合法性,不能作为办理公证的依据。又如《公证程序规则》第十条规定,公证人员是本公证事项的事人或当事人的近亲属,与本公证事项有其他关系,可能影响正确办证的,应当自行回避。因此,公证人员办理公证属于上述情形的,就应该自行回避,否则所办的公证文书就会因违反合法性原则而无效。
证据的提供必须充分,是指出具公证书所依据的事项必须有足够的证据予以证明。证据的充分要求公证事项中的各事实都能够得到证明,且各证据之间能够互相印证,不互相冲突、矛盾者相互脱节,形成一个完整的证据链。如在继承权公证中,当事提供被继承人与配偶只有三名子女,而公证员在对一子女的单位档案调查时又发现被继承人还有一名收养的女儿。因此,这种不能互相印证的证据就不能作为公证证据来使用。又如某公证处在办理一项趸船买卖协议公证中,卖方是某大型沙厂,但卖方提供的船舶所有权登记证上的所有权人名称却为某地区航运公司,两者无任何关联,该公证事项卷宗谈话笔录中反映的又是该船为四个自然人所有,这种前后不一、互相矛盾的证据材料无法形成一个完整的证据链,不能直接作为公证证据使用。
当事人应主动向公证机构提供证据是法律规定的当事人的举证义务。根据本条规定,公证机构对当事人提供的证据不充分不完备的,也可以要求当事人作补充和说明。公证机构认为当事人提供的证据材料不完备,是指当事人所提供的证据材料尚不足以证明公证对象真实、合法。例如,办理房屋拆迁证据保全公证,当事人提供了法人资格和法定代表人的身份证明,被委托拆迁人提交的房屋拆迁资格证书和房屋拆迁主管部门核发的拆迁许可证明,但对拆除有产权纠纷的房屋,申请人未提交县级以上人民政府拆迁主管部门批准的补偿安置方案的证明,则公证机构就应及时通知当事人提供。
本条第二款的规定是一条告知条款,是一条非常重要的条款,将公证机构的告知义务列一专条是公证法的一大特色,也是公证机构多年公证实践的经验总结。
公证员有向当事人告知的法定义务,这也是当事人知情权的体现,不告知就违反了法定程序。公证员违反告知义务,轻则会引起当事人对公证书效力的质疑,重则引起当事人与当事人间、当事人与利害关系人间、当事人与公证机构间的纠纷,影响当事人的权益和公证机构的声誉。因此,公证员履行告知义务不仅是一个法律服务人员的义务,也是公证预防纠纷的直接体现,更是公证员维护公证文书的法律效力,避免责任风险的重要举措。
公证机构履行告知义务通常有两种情况。一种是法律法规和办证规则规定必须履行的告知义务,另一种是公证员作为一名法律专业人员在当事人申办某项公证事项时,应该清楚地知道在办理该公证事项时有可能发生的法律后果以及所产生的法律意义并及时提示当事人知晓上述内容,以避免给当事人造成不必要的损失和不良后果。例如,某双方当事人因借款利息纠纷,借款方拒收还款方的还款,因此还款方将上述还款额提存到公证处。但公证处在办理时并未根据司法部《提存公证规则》的规定向还款方履行规定的告知义务,后在法院判定该提存无效后,还款方则以公证处违反该规则的告知规定为由将公证处告上法庭并要求赔偿。本条同时规定公证机构在向当事人履行告知义务后还应将告知内容记录存档,而不是仅仅进行口头告示,这也是非常重要的一点。