整理了《山西省会计管理条例》第十九条的全文内容、主旨和释义，以加深对山西省会计管理条例第十九条的理解。山西省会计管理条例第十九条内容如下：

单位应当依法建立会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等会计档案及会计档案管理制度。

会计档案包括记录会计业务事项的纸质资料、会计软件及其生成的电子数据。

会计档案管理制度包括立卷、归档、保管、查阅和销毁等内容。

主旨

本条是关于会计档案管理的规定。

释义和理解

会计档案对于总结经济工作，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针、战略都具有重要作用。会计档案管理是一项技术性、政策性都很强的工作，因此，单位必须加强对会计档案的管理，确保会计档案资料的安全和完整，并充分加以利用。

一、会计档案，是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。会计档案是指单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件。以下会计文件应纳入归档范围：

（一）会计凭证：原始凭证，记账凭证。

（二）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告：月度、季度、年度财务会计报告及其审计报告。

（四）其他会计资料：年度内部控制评价报告及内部控制审计报告，银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他具有保存价值的会计信息记录。

二、会计档案应当妥善保管。原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存。单位会计机构按照归档范围和归档要求，负责将会计文件整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。当年属于归档范围的会计文件，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。采用电子会计档案替代纸质会计档案的单位，应按照国家标准对电子会计文件进行归档和管理。单位会计机构应实时或定期将属于归档范围的电子会计文件的管理权从网络上转移至档案部门。单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格按照有关制度使用会计档案。

三、会计档案应当分期保管。会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5类，保管期限从会计年度终了后第一天算起。

四、会计档案应当按规定程序销毁。对于保管期满的会计档案，需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制档案销毁清册。如有需要，可由单位审计机构或委托会计师事务所对拟销毁的会计档案是否符合销毁条件进行审计，并出具审计意见。单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人在会计档案销毁清册上签署意见。单位档案机构和会计机构共同负责组织销毁工作，单位审计机构或委托会计师事务所派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。审计部门销毁会计档案时，应当由同级财政部门派员参加监销。保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

五、为适应经济社会发展和会计信息化建设需要，规范电子会计档案管理，提升会计档案管理工作水平，在《山西省会计管理条例》修订中增加了电子会计档案管理的有关内容。信息技术的应用和电子商务的发展改变了会计信息的产生、传递方式。会计档案管理是会计基础工作的重要内容，会计档案信息化也是会计信息化工作的重要组成部分。随着信息化水平和精细化管理程度的日益提升，信息技术在会计工作中的广泛应用，越来越多的凭证、账簿、报表等会计信息以电子形式产生和传递。数量庞大的电子会计凭证需要打印、整理、归档，会计档案管理工作面临全新挑战。有条件的单位可以通过计算机等电子设备管理会计档案。具备以下条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案：

（一）配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系。

（二）配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的归档和管理。

（三）配备了信息管理机构或人员，负责对系统和电子数据进行维护和管理。

（四）建立了严格的电子会计档案管理制度，并有效实施。