[拼音]：Zhonghua Renmin Gongheguo xingzheng jiguan wenshu

[外文]：administrative department records in the People’s Republic of China

中华人民共和国建立初期，为了整顿机关工作秩序，统一公文规格，提高公文处理效率，中央人民政府政务院于1951年9月29日颁布了《公文处理暂行办法》，指出：公文是政府机关宣布与传达政策、法令，报告，商洽和指导工作，交流经验的一种重要工具。公文的文字应简明、确切、条理清楚，以使用语体文为原则，并加注标点符号。规定公文的种类为7类12种：

（1）报告、签报；

（2）命令；

（3）指示；

（4）批复；

（5）通报、通知；

（6）布告、公告、通告；

（7）公函、便函。

随着机关文书工作的发展，依据简化、确切和便利工作的原则，国务院及其秘书厅在总结原有经验的基础上，于1956、1957年对公文体式与各种公文种类的使用界限进一步作出更加明确而具体的规定。关于公文体式规定：

（1）用纸。经国务院常务会议批准将国家机关公文用纸格式规定为：一律自左而右，横排横写，在左侧装订，用纸采用16开单页或8开双页(约长26.5厘米，宽19厘米)。自1956年2月1日实行。

（2）标题。于公文正文之前须标写标题，取消事由。标题由发文机关、公文事由和公文种类 3者构成。

（3）主送机关和抄送机关。公文的主送机关为主办与答复公文的机关，在一般情况下，坚持主送一个机关的原则;公文的抄送机关为有关的机关，须严格控制抄送范围。

（4）签署。各级机关发布的命令、指示、布告和各级行政机关向同级权力机关提出的议案等公文，应当由机关领导人签署、机关副职领导人不必连署。

（5）附件。为某些公文的重要组成部分，附有附件的公文须在正文之后写明附件的具体名称与件数。

（6）编号。公文的发文字号由机关文书处理部门统一编制，要求正确反映公文的主办单位，一般以2～3字为宜。公文的种类规定有：命令、令；指示；报告、请示，二者分开使用，报告中不写请示事项；批复、批示;通知、通报;通告、布告；函。

1987年2月，国务院办公厅为了适应国家现代化建设与公文管理现代化的需要，颁布了《国家行政机关公文处理办法》，规定公文的主要种类为10类15种：

（1）命令(令)、指令。发布重要法规和规章，采取重大行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用命令(令)；发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用指令。

（2）决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用决议。

（3）指示。对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用指示。

（4）布告、公告、通告。公布应当普遍遵守或周知的事项，用布告；向国内外宣布重大事项，用公告；在一定范围内公布应遵守或周知的事项，用通告。

（5）通知。发布行政法规和规章，转发上级、同级机关或不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用通知。

（6）通报。表彰先进、批评错误、传达重要情况，用通报。

（7）报告、请示。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用报告;向上级机关请求指示、批准，用请示。

（8）批复。答复请示事项，用批复。

（9）函。相互商洽工作、询问与答复问题，向有关主管部门请求批准等，用函。

（10）会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用会议纪要。

该办法还规定公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、 紧急程度、 主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。

根据上述规定，国家技术监督局于1988年9月5日发布中华人民共和国国家标准《国家机关公文格式》，于1989年3月1日试行。标准规定了机关公文通用的纸一般用16开型、26厘米×18.4厘米；有条件的机关和涉外部门可推荐采用国际标准A4型、29.7厘米×21厘米。布告、公告、通告等公布性公文，用纸幅面尺寸可根据需要确定。排版形式，文字符号一律从左向右编排(少数民族文字除外)，正文文字的每行长度与图文区宽度相等。还规定了公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。《国家机关公文格式》的制订与发布，有利于简化和统一公文格式，推行公文的标准化，准确有效地撰制、收集、传递和存储公文信息，提高公文处理效率。